So einfach ist die Abwicklung von Mitarbeiter Gutscheinen wirklich

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Steuerfrei Schenken klingt in den Ohren vieler Geschäftsführer und ihres Teams vielversprechend. Doch scheint auch das administrative Damokles-Schwert über dieser Idee zu schwingen. Wer arbeitet sich hierfür in die steuerlichen Gesetzesgrundlagen ein? Wie und wo findet man die passenden abgabefreien Zuwendungen? Wer kümmert sich um die gesamte Abwicklung, im besten Fall für mehrere Hundert oder über tausend Mitarbeiter? Was, wenn ein Fehler passiert und am Ende doch alles steuerpflichtig wird? Welche zusätzlichen Kosten fallen an? Und lohnt sich der Aufwand tatsächlich? 

Diese und andere Fragen gehen denjenigen durch den Kopf, die für die Belegschaft ihres Unternehmens steuerfreie Sachzuwendungen einführen möchten. Eine sehr zeiteffiziente und flexible Lösung sind Mitarbeiter Gutscheine. Die Abwicklung mit einem kompetenten Anbieter ist einfach und schnell, das Ergebnis flexibel und individuell anpassbar. 


Der Bestellvorgang ist einfach und schnell

Gehen wir einmal von folgendem Szenario aus: Der Geschäftsführer eines mittelgroßen Unternehmens hat sich nach reiflicher Überlegung entschieden, seinen Mitarbeitern in Form von Gutscheinen eine wertschätzende Freude bereiten zu wollen. Er beauftragt seine Assistentin mit der Umsetzung dieses Plans und erntet einen entgeisterten Gesichtsausdruck. Gutscheine für mehr als 500 Mitarbeiter? Dafür haben sie nun wirklich keine Zeit! 

Die Kooperation mit einem Gutscheinanbieter erscheint unausweichlich. Und zurecht, denn die Assistentin findet hier alles vor, um das Vorhaben ihres Chefs schnell, kostentransparent und unkompliziert umzusetzen.

Bei Sodexo beispielsweise kann sie sich zwischen 2 Lösungen entscheiden. Beide Bestellvorgänge sind einfach und mit wenig Aufwand verbunden.

  1. Gutscheine als Visa Prepaid Karte:
    Da es sich um wieder beladbare Karten handelt, registriert sich der Kunde unter mein-sodexo.at und erhält Zugang zu seinem persönlichen Dashboard, wo er die Karten seiner Mitarbeiter verwalten kann. Neukunden profitieren von einer persönlichen Einschulung in die Verwaltung ihrer Bestellungen. Über den Excel-Datei-Import werden Daten schnell und sicher in das Dashboard hochgeladen, was besonders bei größeren Belegschaften eine große Zeitersparnis bedeutet. Mit wenigen Klicks ist die Geschenk Pass Card für alle Mitarbeiter bestellt und aufgeladen.

  2. Gutscheine in Papierform:
    Um die Papiergutscheine bei Sodexo zu bestellen, füllt der Kunde ein Bestellformular aus oder führt einen unkomplizierten Bestellvorgang im Webshop durch. Neukunden, die Sodexo telefonisch oder per Mail kontaktieren, erhalten umfassende Beratung durch das kompetente Sales Team. Produktion und Versand sind bereits nach 7 Werktagen abgeschlossen.

 

Kompetente Ansprechpartner ermöglichen eine unkomplizierte Abwicklung

Verständlicherweise möchten die Kunden so wenig Aufwand wie möglich mit den Mitarbeiter Gutscheinen haben, sich aber auch gut beraten und unterstützt wissen. Bei Sodexo macht dies der kundenfreundliche Rundum Service möglich:

  • Kostenloses Erstberatungsgespräch
    In einem ersten Beratungsgespräch führt das Sales Team mit dem Kunden eine Bedarfsanalyse durch. In Abhängigkeit von der Größe, den Bedürfnissen und Voraussetzungen des Unternehmens wird eine individuell passende Lösung entwickelt. Das Angebot passt zu den spezifischen Anforderungen des Kunden und ist auch später flexibel anpassbar.

  • Kompetente Beratung für Mitarbeiter Gutscheine
    Zu den Produkten und Lösungen des Anbieters ist eine umfassende Beratungsleistung garantiert. Sodexo ist allerdings keine Steuerberatungskanzlei und Kunden sollten stets mit ihren eigenen Steuerberatern und Rechtsanwälten Rücksprache halten.

  • Steter Support für alle Enduser
    Nicht nur für die Ansprechperson im Unternehmen, wie die genannte Assistentin der Geschäftsführung, sondern für alle Enduser der Sodexo Produkte ist der Support an Werktagen zu den allgemeinen Öffnungszeiten erreichbar. Hier erhalten alle Kunden und Nutzer der Gutscheine kompetente Hilfe und Unterstützung, wenn es doch einmal zu Unklarheiten kommen sollte.

  • Intuitive Nutzeroberfläche im Dashboard
    Über das selbsterklärende Frontend lassen sich alle Kartennutzer anlegen, Bestellungen durchführen, Karten beladen und Ersatzkarten bestellen. Auch ein Erklärvideo und verständliche FAQ geben Hilfestellung. Zudem finden Kunden der Sodexo Card Beladungsberichte und Rechnungen in ihrem persönlichen Dashboard. Besonders Unternehmen mit größeren Belegschaften und/oder mehreren Produkten behalten so leicht den Überblick.

 

Der 360° Service ist komfortabel und zeitsparend

Denken wir noch einmal an die Assistentin der Geschäftsführung, die sich um die Mitarbeiter Gutscheine kümmern soll. Mit wenig Aufwand und größtmöglicher Unterstützung wird sie den Auftrag ihres Chefs in die Tat umsetzen und gleichzeitig für höchste Zufriedenheit in der Belegschaft sorgen:

  1. Die Bestellung wird schnell und direkt vom Schreibtisch des Verantwortlichen aus durchgeführt.
  2. Die Gutscheine können mit Namen, Logos oder Botschaften personalisiert gestaltet werden und erhalten so den gewünschten Geschenk Charakter.
  3. Bereits nach 7 Tagen sind die Gutscheine im Unternehmen eingetroffen. Sie können direkt an verschiedene Standorte und einzelne Abteilungen ausgeliefert werden, sodass sie von dort aus nur noch an die Mitarbeiter verteilt werden müssen.
  4. Wird statt der Gutscheine die papierlose Variante in Form von Visa Prepaid Karten gewählt, lassen sich die Karten komfortabel über das Dashboard aufladen. Guthaben auf verloren gegangenen Karten werden einfach auf die Ersatzkarte übertragen.

Grund für diese unkomplizierte, schnelle Abwicklung der Mitarbeitergutscheine sind standardisierte Prozesse, die sich aufgrund jahrelanger Erfahrung etabliert haben. Das Kundenerlebnis sowie die Mitarbeiterzufriedenheit werden auf diese Weise optimal unterstützt.

 

Die Abwicklung ist sicher und transparent

Datenschutz und Datensicherheit werden bei Sodexo sehr ernst genommen. Als PCI-DSS-Compliance Partner können bestmögliche Sicherheitsstandards für die Abwicklung der Visa Prepaid Karten garantiert werden. Ob Kartenbestellungen mit Vertrag oder Oneshot Bestellungen für Papiergutscheine an Weihnachten oder zu einem Jubiläum - in allen Fällen wird höchste Kostentransparenz gewährleistet:

  • Kosten für Papiergutscheine:
    Berechnet werden ein bestimmter Prozentsatz des Bestellwerts sowie eine Servicegebühr. Die Versandgebühren können gespart werden, wenn die Gutscheine direkt in den Räumlichkeiten der Sodexo Benefits & Rewards Services Austria GmbH in Wien abgeholt werden.

  • Zusätzliche Kosten für Karten:
    Da es sich um eine Kooperation mit einem Kreditkarteninstitut handelt, fallen zusätzliche Kosten für die Beladung der Karte sowie Serviceleistungen an. Über das Dashboard können Kunden der Sodexo Geschenk Pass Card eine transparente Zusammenstellung aller Kosten jederzeit einsehen.


Fazit: Mitarbeiter Gutscheine lassen sich schnell, einfach und flexibel abwickeln

Der Gedanke des Schenkens als Wertschätzung den Mitarbeitern gegenüber findet in Österreich hohen Anklang. In Kooperation mit einem Gutscheinanbieter kann sich das Unternehmen voll und ganz auf das Schenken konzentrieren und die organisatorische sowie administrative Arbeit einem anderen überlassen. Mit wenigen Klicks werden Sachzuwendungen in Gutscheinform bestellt und kommen als personalisierte Geschenke direkt bei den einzelnen Niederlassungen und Teams an. In kürzester Zeit erfahren alle Mitarbeiter eine wertschätzende und motivierende Geste, während die Verantwortlichen sich auf ihr Kerngeschäft verlassen können. Denn Sodexo ermöglicht eine schnelle, unkomplizierte und flexible Abwicklung von Mitarbeiter Gutscheinen.

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