Die Corona-Krise als Triebfeder für Digitalisierung von Essenszuschüssen

Die Corona-Krise hat unseren Arbeitsalltag maßgeblich beeinflusst. Welche Veränderungen haben Sie in Ihrem Unternehmen festgestellt?

Vor der Corona-Krise hat beinahe jedes Unternehmen von digital transformation gesprochen, die Digitalisierung ist jedoch nur sehr langsam fortgeschritten. COVID-19 hat sie nun in sehr kurzer Zeit Wirklichkeit werden lassen – beispielsweise in unserem Unternehmen, wo Homeoffice zwar in der Vergangenheit praktiziert wurde, allerdings in sehr geringem Ausmaß. Nach dem Lockdown waren innerhalb von zwei Tagen mehr als 90% unserer Mitarbeiter im Homeoffice und wir stellten fest, die new ways of working funktionieren, und zwar ausgezeichnet. Vieles gestaltet sich nun viel effizienter, gleichzeitig ergeben sich aber auch neue Herausforderungen: von Home Schooling über das Verschwimmen von Arbeit und Privat bis hin zum bestmöglichen Aufrechterhalten des Teams Spirit, welcher ja nun großteils ohne persönliche, soziale Kontakte auskommen musste. Ich darf zwei plakative Beispiele unser Geschäft betreffend anführen: viele Arbeitgeber, welche Essensgutscheine an ihre Mitarbeiter monatlich verteilen, standen plötzlich vor der Herausforderung, die Essensgutscheine an Mitarbeiter zu verteilen, die nicht im Büro anwesend, sondern im Homeoffice waren. Sicher einer der Hauptgründe, warum in den letzten Wochen die Nachfrage nach unseren Prepaid-Karten-Lösungen stark gestiegen ist. Als zweites darf ich anführen, dass Corona plötzlich auch rechtliche Fragen aufwarf, wie z.B.: Steht der steuerfreie Essenszuschuss auch im Homeoffice zu? Selbstverständlich ist dies der Fall, jedoch bedarf es einiges an Aufklärungs- und Beratungsarbeit.

Die Bundesregierung hat weitreichende Unterstützungsmaßnahmen, wie unter anderem das Wirtshauspaket, beschlossen. Welche Rolle spielt dieses für Arbeitgeber und Arbeitnehmer aus Ihrer Sicht?

Mit dem Wirthauspaket wurden u.a. die Steuerfreibeträge für Essensgutscheine erhöht: für Lebensmittelgutscheine von 1,10 Euro auf 2 Euro pro Arbeitstag und für Restaurantgutscheine von 4,40 Euro auf 8 Euro pro Arbeitstag. Mit dieser Maßnahme wird zusätzliche Kaufkraft generiert, welche zielgerichtet und ausschließlich in die lokale Wirtschaft und vor allem in die Gastronomie kanalisiert wird. Diese erhöhten Steuerfreibeträge bieten für Arbeitgeber die Möglichkeit, die Verpflegung ihrer Mitarbeiter mit deutlich höheren Beträgen zu unterstützen und für Arbeitnehmer bedeutet dies einen signifikanten Kaufkraftgewinn.

Wie profitieren Arbeitgeber von den steuerlichen Änderungen?

Essenszuschüsse sind generell eine beliebte Form freiwilliger betrieblicher Sozialleistungen. Arbeitgeber können auf diesem Weg ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun, sie motivieren und an das Unternehmen binden – ohne dass dafür Lohnnebenkosten, Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Durch regelmäßige Pausen und Mahlzeiten wird das Wohlbefinden und die Produktivität von Mitarbeitern gefördert. Dadurch wird Krankenständen am Arbeitsplatz vorgebeugt. Die Gesetzesänderung begünstigt diese Unterstützungsmöglichkeiten, weil Arbeitgeber ihren Mitarbeitern nun höhere Zuschüsse zur Verfügung stellen können. Digitale Lösungen vereinfachen die Handhabung im Alltag. Gleichzeitig wird auch die lokale Gastronomie und Wirtschaft unterstützt, weil die erwähnten Essensgutscheine und Karten nur in Österreich verwendet werden.

Welche Regelungen sind zu beachten?

Die Regelungen sind nun im Einkommensteuergesetz und in den Lohnsteuerrichtlinien ganz klar festgelegt und sind sehr einfach und praktikabel: der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern an Arbeitstagen einen Essenzuschuss beispielsweise mit einer Prepaid Karte zur Verfügung stellen. Arbeitnehmer können dann mit der Restaurantkarte ihr Mittagessen in ihrem Lieblingsrestaurant bezahlen, oder mit der Lebensmittelkarte auch ein Weckerl beim Bäcker, einen Salat im Supermarkt. Je nach Belieben. Gewährleistet muss sein, dass der Essenszuschuss auch wirklich nur in Restaurants bzw. bei den Lebensmittelkarten in Restaurants, Supermärkten, Fast-Food-Läden, Bäckereien, Fleischereien, o.ä. verwendet wird – dies stellen wir mit unserem geprüften Akzeptanzpartnernetz sicher und achten darauf, dass nur den Vorgaben der Lohnsteuerrichtlinien entsprechende Partner mit an Bord sind.

Nicht nur die Erhöhung der Steuerfreibeträge, welche mit 1. Juli 2020 in Kraft tritt, sondern auch eine Anpassung der Lohnsteuerrichtlinien bringt Neuerungen für Essenszuschüsse hervor. Wie wirken sich diese auf Gutschein- und Kartenlösungen im Bereich der Mitarbeiterverpflegung aus?

Die Anpassung der Lohnsteuerrichtlinien war sehr wichtig: Mit diesen Abänderungen wurden einerseits noch mehr Rechtssicherheit geschaffen und andererseits die Türen für die stärkere Nutzung digitaler Produkte geöffnet. Wir freuen uns darüber, dass nun der Essenszuschussmarkt digitaler werden wird – wir sind mit unseren Kartenprodukten bereits seit 2006 auf dem österreichischen Markt und sind davon überzeugt, dass mit den angepassten Lohnsteuerrichtlinien die Digitalisierung sehr rasch voranschreiten wird. Denn die Vorteile einer Prepaid Kartenlösung liegen auf der Hand: signifikante Administrations- und Zeitersparnis für Arbeitgeber und gleichzeitig ein modernes Fringe Benefit Tool für Arbeitnehmer. Und Digitalisierung bedeutet nicht nur, statt Papiergutscheinen Prepaid Karten zu verwenden, sondern noch viel mehr: Arbeitnehmer können über die App bspw. ihr Lieblingslokal in der Nähe finden und der Arbeitgeber belädt und verwaltet die Karten bequem über das digitale Kundenportal.

Warum denken Sie, ist gerade jetzt die Nachfrage nach digitalen Essenszuschüssen so groß?

Zum einen gibt es durch eindeutige Formulierungen in den Lohnsteuerrichtlinien nun mehr Rechtssicherheit im Bereich der Mitarbeiterverpflegung. Auf der anderen Seite wurde neben der Digitalisierung auch die kontaktlose Bezahlung an der Kassa durch die Corona-Krise vorangetrieben. Kartenzahlungen haben deutlich an Attraktivität gewonnen und auch deren Akzeptanz ist massiv angestiegen – aus dem einfachen Grund, dass der Bezahlvorgang mittels Karte schneller und hygienischer ist. Auch die Verteilung von Papiergutscheinen zeigte sich in den vergangenen Wochen als Herausforderung, da sich viele Mitarbeiter im Homeoffice befanden und weiterhin eine Tendenz zum Arbeiten in den eigenen vier Wänden zu erkennen ist. Daher auch die hohe Nachfrage nach unseren Prepaid-Kartenlösungen.

Welche Vorteile ergeben sich für Arbeitnehmer?

Neben der signifikanten Kaufkraftstärkung aufgrund der Erhöhung der Steuerfreibeträge wird Arbeitnehmern durch die aktuelle Änderung der Lohnsteuerrichtlinien mehr Flexibilität in der Verwendung ermöglicht. Sie können nun ihre Gutscheine bzw. Kartenguthaben auch kumuliert ohne wertmäßiges Tageslimit einlösen. Was für viele sicher besonders praktisch an Prepaid-Kartenlösungen ist, ist das einfache und sichere Bezahlen mit Karte am Terminal, ohne mehrere Gutscheine an der Kassa zählen müssen. Aber auch die Möglichkeit, online seinen Guthabenstand tagesaktuell abrufen zu können und schnell einmal nachzusehen, welches Restaurant sich gleich in der Nähe befindet, ist besonders vorteilhaft für Arbeitnehmer.