Gutscheine für Mitarbeiter – Welcher Anbieter passt zu Ihrem Unternehmen?

Allein das Resultat der Google Suche nach "Mitarbeiter Gutscheinen" ergibt tausendfache Ergebnisse, die von Erlebnis über Reise- und Wellness bis hin zu allgemeinen Shop-Gutscheinen reichen. Die drei beliebtesten österreichischen Online-Portale für Gutscheine im Jahr 2023 sind laut einer Statista-Umfrage preisjaeger.at, gutegutscheine.at und gutschein.at. Außerhalb der Online-Einkaufswelt bietet zudem fast jeder Shop und Supermarkt Gutscheine an. Und schließlich stehen noch die Mitarbeiter Gutscheine zur Auswahl, die extra für Unternehmen konzipiert sind, welche eine gute Schenkkultur mit steuerfreien Benefits verbinden möchten.

Ein Blick auf die Vorteile von speziellen Mitarbeiter Gutscheinen versus Gutscheinen “von der Stange” erleichtert Ihnen die Entscheidung.

1. Steuerliche Vorteile

Gutscheine sind dann steuerbefreit, wenn sie einen gesetzlich festgelegten Betrag pro Angestellten sowie Zeitraum nicht überschreiten und nicht in Geld eingetauscht werden können. Dies gilt sowohl für spezielle Mitarbeiter Gutschein als auch für sonstige Gutscheine, beispielsweise aus einem Buchladen. 

Anlassbezogene Sachzuwendungen für Mitarbeitende sind in Österreich bis zu € 186,- jährlich lohnsteuerbefreit. Die umsatzsteuerliche Behandlung von Gutscheinen hat sich aufgrund einer EU-Richtlinie 2019 geändert und es muss zwischen Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen unterschieden werden. Da es laut WKO aus Kulanzgründen grundsätzlich möglich ist, dass ein Gutschein gegen Bargeld eingetauscht werden kann, muss bei breit einsetzbaren Gutscheinen im Vorhinein ermittelt werden, ob diese Möglichkeit besteht. Als abgabefreie Sachzuwendung wären diese dann nicht einsetzbar.

Benefit Anbieter von Mitarbeiter Gutscheinen, wie dem Geschenkgutschein oder der Geschenk Karte Virtuell, sind darauf spezialisiert, dass steuerliche Vorteile optimal genutzt werden und auf gesetzliche Änderungen umgehend reagiert wird. So kann im Gegensatz zu generischen Gutscheinen bestmöglich garantiert werden, dass Unternehmen in Österreich von steuerlichen Benefits bestmöglich profitieren. 

2. Lokale Einlösestellen 

Gutscheine von diversen Ketten, Einkaufszentren oder Online-Anbietern können in der Regel nur in den Geschäftsstellen oder im Webshop der entsprechenden Marke bzw. Firma eingelöst werden. 

Der Vorteil von Mitarbeiter Gutscheinen liegt hingegen in einem sehr großen, flächendeckenden Angebot. So stehen in Österreich etwa 26.000 Einlösestellen für Pluxee Gutscheine zur Verfügung. 

Das Akzeptanzpartner-Netz umfasst neben großen Ketten und Marken auch zahlreiche lokale Einzelhändler, die durch den Einkauf mit Mitarbeiter Gutscheinen unterstützt werden. Die Geschenk Karte lässt sich bei Online Einkäufen zudem über die österreichischen Grenzen hinaus überall dort einlösen, wo Visa akzeptiert wird. Bestellungen bei Amazon oder anderen Online-Händlern sind somit problemlos möglich.

3. Online Einlösestellen

Ähnlich wie bei Einlösestellen in den jeweiligen Geschäften sind viele Gutscheine auch online auf den Webshop einer Marke oder Firma beschränkt. Eine Ausnahme bieten Anbieter, wie beispielsweise Amazon, mit seinem riesigen Sortiment, das kaum Wünsche offen lässt. Und doch können auch hier nicht alle Mitarbeiter Wünsche erfüllt werden, denn die beliebtesten Artikel, die 2023 in Österreich online gekauft wurden, sind:

• Kleidung, Schuhe oder Accessoires: 64,4%
• Möbel, Wohnaccessoires oder Gartenprodukte: 29,1%
• gedruckte Bücher, Magazine, Zeitungen: 27,4%
• Kosmetik, Schönheits- und Wellnessprodukte: 26,7%
• elektronisches Zubehör: 23,9%

Der Vorteil von Mitarbeiter Geschenk Gutscheinen liegt darin, dass sie einerseits für bestellbare Warenprodukte, andererseits aber auch für Restaurantbesuche, Lebensmitteleinkäufe oder Reisen verwendet werden können. Das vielfältige und flexible Angebot verschiedenster Einlösestellen lässt keine Wünsche offen. 

4. Ablaufdatum und Guthabenverlust

Bei allen Gutscheinen ist zu beachten, dass es Ablauffristen gibt. Diese hängen stark von den Richtlinien des jeweiligen Benefit Anbieters ab. Bei Pluxee sind die Papiergutscheine bis zu 16 Monate nach Ausgabedatum gültig und die Karten 3 Jahre. 

Geht ein gewöhnlicher Gutschein verloren, so ist das Guthaben in der Regel weg. Bei den Karten von Pluxee hingegen wird das noch vorhandene Guthaben auf eine Ersatzkarte übertragen. 

5. Ease-of-Use: Aufwand & Verwaltung

Bei der Bestellung der Mitarbeiter Gutscheine möchte man wenig Zeit und Aufwand damit haben, sich aber darauf verlassen, dass alles reibungslos funktioniert. Folgende Szenarien sind vorstellbar:

A) Sie entscheiden sich für spezifische Gutscheine:

Da jeder Kleidung braucht, wählen Sie vielleicht Gutscheine einer Modekette für Ihre Mitarbeitenden. Diese bestellen Sie im Onlineshop oder gehen in die Filiale, wo Ihnen aber eventuell mitgeteilt wird, dass für eine so große Belegschaft gerade nicht genug Geschenkkarten auf Lager sind und diese erst bestellt werden müssten. Es sei also besser sie direkt online zu bestellen. Innerhalb von 5-7 Werktagen kommen die Geschenkkarten an und Sie stehen vor der Aufgabe, diese an jeden einzelnen Mitarbeitenden auszugeben. Die einen werden sich freuen, die anderen hassen es, shoppen zu gehen. Der zeitliche Aufwand für Sie ist hoch, der Nutzen und die Freude bei der Belegschaft aber wahrscheinlich durchmischt.

B) Sie entscheiden sich für Shop Gutscheine mit großer Auswahl:

Sie recherchieren und entscheiden sich für einen Benefit Anbieter, bei dem Ihrer Meinung nach für jeden Arbeitnehmenden etwas dabei ist. Die telefonische oder Online-Bestellung verläuft reibungslos und Sie können die Zahlungs- sowie Versandart selbst wählen. Das Verteilen an die gesamte Belegschaft, Rückfragen zur Einlösung sowie steuerliche Abklärung ist allerdings wieder vollkommen Ihnen überlassen. Die meisten Mitarbeitenden werden sich über das Geschenk bestimmt freuen, Ihr eigener administrativer und zeitlicher Aufwand ist allerdings sehr hoch.

C) Sie entscheiden sich für flexible Mitarbeiter Gutscheine:

Da Sie wenig Zeit haben und möchten, dass sich jeder individuelle Wünsche erfüllen kann, entscheiden Sie sich für Mitarbeiter Gutscheine. Diese können per E-Mail, telefonisch oder über den Webshop bestellt werden und kommen innerhalb von 5-7 Werktagen an. Dieses Mal allerdings nicht nur auf Ihren eigenen Schreibtisch, sondern in die einzelnen Abteilungen an allen Standorten, sodass das Verteilen schnell und persönlich abläuft. Außerdem sind die Gutscheine je nach Wunsch mit dem Namen Ihrer Angestellten, dem Firmenlogo und einer persönlichen Nachricht personalisiert. Ihr eigener Aufwand ist also minimal, der individuelle Nutzen für Ihre Belegschaft aber hoch. Bestellen Sie Gutscheinkarten von Pluxee, bezahlen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit hygienisch mittels NFC.

6. Service und Ansprechpersonen

Besonders, wenn es um steuerliche Vorteile geht, sollten sich Unternehmen gut beraten lassen. Egal für welche Art von Gutscheinen Sie sich letztlich entscheiden, die Steuergesetze sind streng und gut gemeinte Geschenke sollen den Arbeitgebenden nicht teurer zu stehen kommen als geplant. Eine kompetente Steuer- und Rechtsberatung ist in keinem Fall verkehrt. Auf diese Weise erfahren Sie, wie sich steuerfreie Zuwendungen in jedweder Gutscheinform optimal für Ihr Unternehmen auszahlen.

Um darüber hinaus durch Wertschätzung und richtiges Schenken die Mitarbeitermotivation zu optimieren, finden Sie in einem erfahrenen Benefit Anbieter von Mitarbeiter Gutscheinen den passenden Ansprechpartner. Bei Pluxee beispielsweise sorgt ein 360° Service für umfassenden Support bei allen Fragen rund um steuerfreie Zuwendungen und eine erfolgreiche Schenkkultur in Unternehmen. 

Fazit: Ob generischer Gutschein oder Mitarbeiter Gutschein – die Lösung muss zu Ihrem Unternehmen passen

Je nach Größe, Branche, Zusammensetzung der Belegschaft und anderen Faktoren bietet sich die eine oder andere Lösung für Ihr Unternehmen an. Auch Umfragen unter den Kollegen können bei der Entscheidungsfindung helfen. Letztlich stellt sich die Frage, wie viel Zeit und Aufwand Sie für die Organisation, Verwaltung und Prüfung der Gutscheine aufbringen wollen und können. Ein professioneller Benefit Anbieter für Mitarbeiter Gutscheine nimmt Ihnen viel Arbeit ab, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.